Quanto tempo prima organizzare una festa di laurea a Milano

La laurea è uno dei traguardi più significativi nella vita di uno studente, il coronamento di anni di studio, sacrifici e impegno.

Celebrare questo momento con una festa memorabile è quasi d’obbligo, ma quando esattamente bisognerebbe iniziare a organizzarla?

Troppo presto e rischi di perdere slancio, troppo tardi e potresti ritrovarti con opzioni limitate e stress alle stelle. Vediamo insieme una timeline ideale per pianificare il perfetto party di laurea, con tutti i dettagli da non trascurare.

Perché è importante pianificare con anticipo

Prima di entrare nel dettaglio della timeline, è fondamentale comprendere perché una buona pianificazione anticipata sia essenziale:

• Location popolari si prenotano con mesi di anticipo, specialmente nei periodi di alta stagione per le lauree
• La disponibilità degli invitati aumenta se vengono avvisati con largo anticipo
• I prezzi tendono ad essere più vantaggiosi con prenotazioni anticipate
• Il tempo per la creatività ti permette di personalizzare l’evento con dettagli unici
• La gestione dello stress è migliore quando non devi fare tutto all’ultimo minuto

La timeline ideale: mese per mese

4-6 mesi prima della laurea

Questo è il momento ideale per iniziare a pianificare, soprattutto se prevedi una festa con molti invitati o in un periodo particolarmente gettonato come luglio o dicembre. In questa fase dovresti:

• Stabilire un budget realistico per l’intera celebrazione
• Creare una lista preliminare degli invitati per avere un’idea dei numeri
• Iniziare a esplorare le location e verificarne la disponibilità
• Brainstorming sul tema della festa (se desideri averne uno)
• Verificare la data esatta della discussione di laurea (anche se approssimativa)

Questo è anche il momento giusto per creare un gruppo WhatsApp o Telegram dedicato all’organizzazione, coinvolgendo le persone chiave che ti aiuteranno nella pianificazione. Un documento condiviso su Google Drive può essere utile per tenere traccia di tutte le idee e i preventivi.

3 mesi prima

A questo punto dovresti passare dalla fase esplorativa a quella decisionale:

• Prenotare la location versando la caparra. Il nostro staff è a tua disposizione per trovare la soluzione giusta e prenotartela (gratuitamente): 0284571125.
• Definire il menu se prevedi un catering o una cena al ristorante
• Contattare fotografi per verificare disponibilità e prezzi
• Iniziare a pianificare la playlist o contattare DJ/musicisti
• Considerare il dress code e comunicarlo gradualmente agli invitati più stretti

Se stai pensando a gadget personalizzati come bomboniere o oggetti brandizzati con la data di laurea, questo è il momento giusto per fare ricerche sui fornitori e richiedere preventivi. Molti articoli personalizzati richiedono settimane per la produzione.

2 mesi prima

A 60 giorni dall’evento, è tempo di:

• Inviare save the date informali ai principali invitati
• Finalizzare la lista completa degli invitati
• Prenotare servizi aggiuntivi come photo booth, videografi, animatori
• Organizzare i trasporti se la location è fuori città o difficile da raggiungere
• Pianificare la decorazione della location (palloncini, fiori, striscioni, ecc.)

Questo è anche il momento per iniziare a pensare al tuo outfit. Per quanto possa sembrare prematuro, avere tempo per eventuali modifiche o cambi di idea è sempre una buona strategia.

1 mese prima

Quando manca un mese alla data fatidica:

• Inviare gli inviti ufficiali a tutti gli ospiti
• Confermare tutti i fornitori e finalizzare i dettagli
• Organizzare un sopralluogo nella location con le persone chiave dell’organizzazione: 0284571125.
• Preparare discorsi o momenti speciali da includere durante la festa
• Pianificare giochi o attività se previsti
• Creare una timeline dettagliata della giornata/serata

Se hai optato per una festa casalinga, questo è il momento di fare un inventario dettagliato di tutto ciò che servirà, dalle stoviglie alle sedie extra, e iniziare a procurarsi ciò che manca.

2 settimane prima

Con soli 14 giorni rimasti:

• Iniziare a raccogliere le conferme degli invitati
• Finalizzare i numeri esatti con la location o il catering
• Completare eventuali acquisti per decorazioni o materiali
• Preparare una playlist definitiva o confermare la scaletta con il DJ
• Organizzare un piano B in caso di maltempo (se la festa è all’aperto)

A questo punto dovresti anche iniziare a delegare compiti specifici a familiari e amici fidati, assicurandoti che ognuno sappia esattamente cosa fare il giorno della festa.

1 settimana prima

Siamo quasi al dunque:

• Confermare i numeri finali con tutti i fornitori
• Preparare un elenco dettagliato di tutto ciò che serve portare alla location
• Ritirare eventuali materiali ordinati (gadget, bomboniere, decorazioni)
• Preparare playlist di emergenza su diverse piattaforme
• Verificare che l’outfit sia pronto e non necessiti di modifiche dell’ultimo minuto
• Fare un ultimo check con gli invitati che non hanno ancora confermato

2-3 giorni prima

Le ultime 48-72 ore sono cruciali:

• Preparare un kit di emergenza (cerotti, analgesici, kit da cucito, ecc.)
• Caricare batterie di fotocamere, speaker bluetooth e altri dispositivi
• Ritirare la torta o confermare la consegna
• Preparare un piccolo discorso di ringraziamento
• Fare un ultimo briefing con il team di supporto

Il giorno prima

È arrivato il momento di:

• Consegnare materiali alla location se possibile
• Mandare un ultimo promemoria con orario e indirizzo esatto a tutti
• Preparare contanti per mance o pagamenti dell’ultimo minuto
• Andare a letto presto per essere in forma il giorno dopo!

Considerazioni stagionali

La timeline può variare leggermente in base al periodo dell’anno in cui ti laurei:

• Sessione estiva (giugno-luglio): questo è il periodo più gettonato, quindi considera di iniziare la pianificazione anche con 6 mesi di anticipo, specialmente per location all’aperto o particolarmente richieste.
• Sessione autunnale (ottobre-novembre): pianifica con attenzione considerando il meteo variabile e la ripresa delle attività lavorative di molti invitati.
• Sessione invernale (febbraio-marzo): potrebbe essere più facile trovare disponibilità, ma attenzione alle festività che potrebbero influenzare la presenza degli invitati.

Fattori che possono richiedere più tempo

Alcuni elementi potrebbero richiedere una pianificazione ancora più anticipata:

• Feste con più di 50 invitati: i grandi numeri richiedono più organizzazione
• Location esclusive o molto richieste: Cerca nella nostra categoria la struttura IN più in linea con te: CLICCA QUI.
• Eventi a tema elaborati: se prevedi decorazioni complesse o elementi personalizzati
• Invitati che devono viaggiare da lontano: per permettere loro di organizzare trasferte e alloggi
• Budget limitato: cercare le migliori offerte richiede più tempo

Consigli pratici per non impazzire

• Utilizza app di pianificazione eventi come Trello o Asana per tenere tutto sotto controllo
• Crea una casella email dedicata per comunicazioni relative alla festa
• Imposta promemoria sul telefono per le scadenze importanti
• Conserva tutti i preventivi e i contratti in una cartella (fisica o digitale)
• Prepara un “piano B” per ogni elemento cruciale della festa
• Delega, delega, delega: non devi fare tutto da solo!

Errori comuni da evitare

• Sottovalutare i tempi di produzione per materiali personalizzati
• Dimenticare di considerare il tempo necessario per arrivare dalla cerimonia alla location della festa
• Non prevedere tempi morti tra un’attività e l’altra
• Pianificare troppe attività in poco tempo
• Non inserire abbastanza “cuscinetti” per eventuali ritardi

Il giusto equilibrio

L’organizzazione di una festa di laurea richiede un equilibrio tra pianificazione anticipata e flessibilità. Iniziare con 4-6 mesi di anticipo ti permetterà di gestire tutto con calma, trovare le migliori offerte e personalizzare l’evento senza stress dell’ultimo minuto.

Ricorda però che lo scopo principale è celebrare il tuo traguardo: non lasciare che l’organizzazione della festa diventi più stressante degli esami stessi! Con la giusta timeline, i giusti supporti e un po’ di flessibilità, la tua festa di laurea sarà un successo memorabile che coroneranno perfettamente i tuoi anni di studio.

Per aiutarti nella realizzazione della tua festa di laurea a Milano perfetta, contattaci pure che sapremo aiutarti e supportarti (gratuitamente) in tutte le fasi dell’organizzazione: 0284571125.