È la situazione tipica della sessione autunnale: la data della discussione arriva con poco preavviso, tu nel frattempo stai finendo la tesi, e l’idea di organizzare una festa sembra semplicemente impossibile. Così rimandi di qualche giorno, poi di qualche altro, e alla fine ti ritrovi a festeggiare con una pizza improvvisata.
Non serve. Con due settimane si organizza benissimo, a patto di fare le cose nell’ordine giusto e di non perdere tempo sulle decisioni sbagliate.
Giorni 1-2: tre numeri e una data
Non aprite Instagram a cercare locali. Prima servono tre informazioni.
Quante persone, anche solo approssimativamente. Trenta, cinquanta o ottanta portano a locali completamente diversi.
Quanto potete spendere, a persona o in totale. Sul portale diverse proposte partono da 15 euro a persona, altre da 25 o 33: sapere la fascia vi fa risparmiare ore.
Quando, con almeno due date possibili. Avere un’alternativa raddoppia le probabilità di trovare posto in tempi stretti.
Giorni 3-4: bloccare il locale
Questa è la parte che non può aspettare. A metà settembre i weekend si riempiono velocemente, tra sessioni di laurea, matrimoni e ripartenza degli eventi aziendali.
Invece di contattare i locali uno per uno e aspettare che rispondano, mandateci i tre numeri di sopra: verifichiamo noi le disponibilità e vi rispondiamo entro 24 ore con le proposte reali, non con quelle che sul sito sembrano libere ma non lo sono. Il servizio è gratuito e il preventivo non impegna a nulla.
Se volete farvi un’idea prima, guardate tutti i locali divisi tra locali, discoteche, ristoranti e location.
Giorno 5: l’invito
Appena il locale è confermato, mandate l’invito. Non aspettate di avere tutti i dettagli: servono data, ora, luogo e una richiesta di conferma con scadenza. “Fatemi sapere entro venerdì” funziona; “fatemi sapere” no.
In tempi stretti questa è la mossa che salva la festa, perché i vostri amici hanno bisogno di qualche giorno per organizzarsi, soprattutto quelli che arrivano da fuori città.
Giorni 6-10: gli extra, solo quelli che contano
Con poco tempo a disposizione, concentratevi su due o tre cose che fanno davvero la differenza e lasciate perdere il resto.
La torta, perché è il momento centrale della serata e la foto che gira di più. Il fotografo, con un servizio foto e video anche solo per un paio d’ore, perché di quella giornata resterete a corto di immagini decenti. E se volete un tocco in più, un allestimento rende riconoscibile lo spazio con poco.
Tutto il resto, dall’animazione ai gadget personalizzati, è piacevole ma non indispensabile. Se c’è tempo si aggiunge, se non c’è nessuno se ne accorgerà.
Ultimi giorni: il papiro e i dettagli
Il papiro lo scrivono gli amici, non voi, quindi delegatelo subito a qualcuno che si sa organizzare. Serve solo ricordargli la scadenza.
Negli ultimi giorni definite il resto: orario preciso, punto di ritrovo, chi porta cosa, come si torna a casa. Mandate un messaggio riassuntivo il giorno prima, così nessuno vi chiama mezz’ora prima della festa mentre siete ancora a cambiarvi.
E se la discussione è tra una settimana?
Si fa lo stesso, ma serve flessibilità sul giorno. Spesso la soluzione è spostare la festa al weekend successivo: nessuno vi toglierà la laurea perché avete festeggiato sei giorni dopo, e avrete una serata organizzata bene invece di una corsa contro il tempo.
Scriveteci con la vostra data, anche se è vicina: WhatsApp: 3285566665 o pagina contatti. Preventivo gratuito, risposta entro 24 ore.
